Knud Højgaards Fond erstatter manuel håndtering med OnlineLegat

Siden Knud Højgaards Fond i maj 2015 tog OnlineLegat i brug, har fonden efter et grundigt og professionelt forarbejde implementeret nye processer og sagsgange.

Før OnlineLegat blev implementeret hos Knud Højgaards Fond, var ansøgningsprocessen og fondssekretariatet præget af papirbunker med ansøgningsskemaer, bilag, printet mailkorrespondance og håndskrevne kommentarer, som blev sendt rundt med Post Danmark mellem bestyrelsesmedlemmer og fondssekretariat. Med OnlineLegat har Knud Højgaards Fond erstattet de manuelle processer og sagsgange med fuldt digitaliseret sagsbehandling: fra ansøgeren sender sin ansøgning via fondens hjemmeside, og til ansøgeren enten modtager en bevilling eller et afslag.

Online kommentering af ansøgninger

Fondens bestyrelsesmedlemmer spiller naturligt en helt central rolle i voterings- og bevillingsprocessen. Før OnlineLegat sendte sekretariatet hver enkelt ansøgning fra det ene bestyrelsesmedlem til det næste til gennemlæsning og votering. ”Med OnlineLegat får vores bestyrelsesmedlemmer adgang til de relevante ansøgninger via pc, tablet eller iPad, så al sagsbehandling kan foregå elektronisk,” fortæller sekretariatschef Ditlev Fløistrup og uddyber: ”Bestyrelsesmedlemmerne kan kommentere direkte på sagen og se hinandens kommentarer undervejs i processen. Det sparer både tid for bestyrelsen og administrationstid for sekretariatet, og ansøgeren får hurtigere svar på sin ansøgning.”

I gang uden problemer

Knud Højgaards Fond valgte at skifte fra de eksisterende, manuelle sagsgange og processer til OnlineLegat i ét hug. Fra det øjeblik, der blev trykket på ’Go’-knappen, kørte hele ansøgningsprocessen elektronisk.

”Processen har været positiv, og vi har nydt godt af at kunne trække på IT Relations viden om selv helt konkrete og meget små, lavpraktiske problemstillinger,” fortæller Ditlev Fløistrup og tilføjer: ”Baseret på mine erfaringer fra andre implementeringsprojekter kan jeg sige, at det er gået rigtigt godt. Det har været en meget ordentlig it-proces, og vi er blevet forvent på et tilfredsstillende højt niveau.”

Grundig markedsscreening før valg af OnlineLegat

Før valg af løsning foretog Knud Højgaards Fond en grundig screening af markedet. Til sidst stod valget mellem tre leverandører. ”Vi valgte OnlineLegat fra IT Relation, fordi løsningen er bygget op på de behov, vi har, og afspejler den måde, vi arbejder på,” siger Ditlev Fløistrup og fortsætter: ”OnlineLegat er utroligt godt dokumentret, utroligt godt gennemtænkt – og opfylder vores behov til en yderst konkurrencedygtig pris.”

Fleksibel standardløsning

For Knud Højgaards Fond var det også afgørende i valg af løsning, at OnlineLegat er et standardsystem. ”IT Relation har integreret og tilpasset OnlineLegat til vores ønsker og behov,” forklarer Ditlev Fløistrup og giver et par eksempler: ”OnlineLegat kører fuldt integreret som en del af vores egen hjemmeside, både funktionelt og visuelt, og vi kan selv foretage mindre tilpasninger, for eksempel af ansøgningsformularen eller de tilhørende hjælpetekster. IT Relation har også udviklet en række rapporteringer, blandt andet til SKAT. Vi har oplevet IT Relation som meget fleksible og lydhøre over for vores ønsker, og vi har i det hele taget kunnet få det, som vi ville have det."


Om OnlineLegat:

OnlineLegat er en standardløsning til administration og sagsbehandling af fondes legater. Med OnlineLegat kan fonden bl.a.:

  • checkstyre processen fra ansøgningen er oprettet, til bevillingen er udbetalt og indberettet til SKAT
  • checkskabe overblik over hver enkelt ansøgnings status i sagsgangen
  • checksøge på ansøgninger ud fra selvvalgte kriterier
  • checkkommentere og dele kommentarer til ansøgninger undervejs i processen
  • checktilbyde legatansøgere nem og webbaseret legatansøgning

Om Knud Højgaards Fond:

Knud Højgaards Fond er en almennyttig, erhvervsdrivende fond, der bl.a. støtter initiativrige studerende i at realisere drømmen om at dygtiggøre sig ved studier i udlandet. Herudover støtter fonden almenvelgørende erhvervsmæssige, videnskabelige, sociale og kulturelle/kunstneriske initiativer. Fonden vurderer årligt omkring 3500 ansøgninger og uddeler ca. 60 mio. kr.

Har du spørgsmål til OnlineLegat?

Kontakt os

Peter Olufsen

smartphone+45 2524 4999

mailE-mail

Bliv ringet op

keyboard_arrow_up
Loading...