Otto Mønsteds Fond håndterer hele legatprocessen online

I stedet for at håndtere flere tusind legatansøgninger på papir, er Otto Mønsteds Fond gået over til at styre hele processen online. På den måde har de automatiseret deres arbejdsgange omkring legatuddelinger og fået en langt mere effektiv proces. Det er en stor lettelse for både ansøger, administrator og bestyrelse, der alle har fået det overblik, de savnede før. Løsningen, Online Legat, er udviklet i samarbejde med IT Relation og kan bruges af alle, der har med legatuddelinger at gøre.

”Før i tiden fik vi alle legatansøgninger tilsendt pr. brev,” fortæller Annette Bergmann, der er fondsadministrator hos Otto Mønsteds Fond. ”Ansøgerne skulle rekvirere et ansøgningsskema, som vi sendte med posten, hvorefter de udfyldte det og sendte det retur. Når ansøgningen landede hos os, skulle en sekretær sidde og tampe oplysningerne ind i vores it-system, og så skrev vi en rapport ud, som blev sendt rundt til de bestyrelsesmedlemmer, der skulle tage stilling til ansøgningerne.”

16 sekretærtimer sparet om ugen

Med andre ord var der rigtig mange tidskrævende papirgange involveret i en legatuddelingsproces. Otto Mønsteds Fond modtager over tusind ansøgninger hvert år og havde en sekretær siddende 16 timer om ugen til at varetage papirarbejdet. I dag klarer fondsadministrator Annette Bergmann hele administrationen selv og skal ikke bruge tid på at genindtaste oplysninger, der allerede én gang er tastet af ansøger. ”Med Online Legat kan vi håndtere hele processen digitalt,” forklarer Annette Bergmann. ”Det gælder, lige fra ansøgeren indtaster oplysningerne, til beløbet er i banken, og indberetningen er registreret i SKAT”.

Ansøgerne guides til at levere det rigtige

Når ansøgerne logger sig ind på Otto Mønsteds Fonds hjemmeside, bliver de guidet igennem hele processen, og fonden får derfor alle de stamdata, dokumenter, budgetter, bankinformationer og øvrige oplysninger, de har brug for. I øjeblikket er Otto Mønsteds Fond i øvrigt ved at implementere NemID til løsningen, så sikkerheden omkring de personfølsomme data bliver endnu højere.

Dokumentation og historik samlet om hver ansøgning

Også alt det arbejde, der foregår hos fondsadministrator og i bestyrelsen, håndteres online. De enkelte bestyrelsesmedlemmer kan se de andres kommentarer, og al dokumentation og historik forbliver samlet om den enkelte ansøgning, så det altid kan findes frem igen. Det gælder også de mails, der går ud og ind ad huset i forbindelse med en given ansøgning.

Enkel håndtering af dokumenter

”Med Online Legat kan vi nemt søge et dokument frem igen, hvis vi har brug for det. Og når bestyrelsen godkender en ansøgning, skal jeg bare acceptere det bevilligede beløb, der derefter nemt overføres til ansøgerens bankkonto og automatisk bogføres i vores økonomisystem. I det hele taget er Online Legat helt utroligt nemt at arbejde med, og hvis man bare har en lille smule flair for it, kan man selv håndtere eventuelle ændringer hen ad vejen.”

Al skatteindberetning gjort på én gang

”Online Legat kan simpelthen så meget, at jeg kunne fortælle i evigheder om alle funktionerne og mulighederne, men det allerbedste ved løsningen er fleksibiliteten og det kolonorme overblik, vi har fået over alle ansøgningerne. Derudover er jeg særligt glad for, at jeg også indrapporterer til SKAT via løsningen. Jeg skal ikke længere sende 1000 indberetninger ind, men bare generere en fil i Online Legat, som jeg derefter sender ind via SKAT's eget system. Det er så nemt!”

Fleksible rapporter

Med Online Legat har Otto Mønsteds Fond også fået nem adgang til rapporter, som fondsadministratoren trækker til både bestyrelse og revisor. Annette Bergmann forklarer: ”Måske vil bestyrelsen gerne vide, hvor mange penge vi har bevilliget i et bestemt datointerval, eller hvor mange legatmodtagere der har været i Australien. Online Legat er enormt fleksibel i forhold til at udarbejde søgninger og generere ønskede rapporter.”

Bragende dygtige udviklere

”Selvom Online Legat er udviklet med udgangspunkt i Otto Mønsteds Fonds krav, har IT Relation lavet løsningen så generisk, at alle andre, der arbejder med legater, også vil kunne bruge den,” fastslår Annette Bergmann. ”Det er nogle bragende dygtige udviklere, der har lavet løsningen, og jeg håber virkelig, at den også vil komme andre til gavn!"


Anvendt teknologi:

  • checkMicrosoft .Net-applikation med online ansøgningsmodul
  • checkTæt integration til Microsoft Office
  • checkIntegration til økonomisystem
  • checkMicrosoft SQL-database
  • checkNemID login-modul

Om Otto Mønsteds Fond:

Otto Mønsted Fonds hovedformål er at bidrage til udviklingen af Danmarks handel og industri. Inden for denne overordnede ramme har bestyrelsen fastlagt nærmere retningslinjer om støtte til forsknings- og uddannelsesformål inden for de teknisk naturvidenskabelige og merkantile fagområder.

Har du spørgsmål til OnlineLegat?

Kontakt os

Peter Olufsen

smartphone+45 2524 4999

mailE-mail

Bliv ringet op

keyboard_arrow_up
Loading...